天下展商 专栏 唐雪:大型国际会议启示录 (上)

唐雪:大型国际会议启示录 (上)

来源:天下展商 发布时间:2018-05-08 17:16
0 302

摘要: 正值大型国际会议在中国城市版图上遍地开花,笔者将结合个人经验与会议背后的故事,从政府会议、协会会议、公司会议三种会议着手,与读者们分享大型国际会议的启示录

纵观我国大型国际会议,从APEC到G20再到金砖五国,大型国际政府不仅提升了新时代中国外交的话语权,更为全球人类进步事业带来正能量。正值大型国际会议在中国城市版图上遍地开花,笔者将结合个人经验与会议背后的故事,从政府会议、协会会议、公司会议三种会议着手,与读者们分享大型国际会议的启示录。

虽同为国际会议,三种会议却有着不少差别(详见下表)。

1.webp.jpg

首先,场地需求不尽相同。比如公司会议更多强调的是如何让活动创意挥洒,因此开阔的场地空间,过硬的地面承重、吊点数量等专业参数显得更为重要;而大型国际政府会议更多要凸显大国气派,在设计风格上要综合考虑国际元素、中国风格和地方特色的平衡,在场地功能设计上要全面统筹主会场、双边/多边会议室、新闻中心、安保中心以及VIP室等功能设置,尤其要关注领导专用设施和流线;

其次,三种会议的特点也不尽相同。笔者曾统计过近千个国际会议的情况,以预定周期为例,协会会议的平均预定周期为359天,反观公司会议则仅为147天;收入构成亦不尽相同,公司会议偏重餐饮,而协会会议则会带来大量酒店收入。就会期而言,67%的国际会议都将会期控制在一天时间内,比例随着会期增加呈递减之势,仅有5%的会议会将会期安排在五天及以上。统计结果虽然不能全面反映三种会议的区别,但至少为场馆争办、服务相关类型的会议提供了思考。本文将着重分享政府会议的服务要点。

政府会议不仅具有高规格、大规模、国际影响深远的特点,亦常有国家元首、政府首脑、国际组织负责人等重要领导莅临参会。因此,会中的每个细小环节、接待服务的一举一动都向世界传递着中国特色、中国气派、中国风格与中国外交。目前,包括联合国、亚太经合组织、国际奥委会在内的国际组织共有130个,范围涵盖联合国、经济金融、知识产权、科技合作等六大领域。从APEC到城地组织世界理事会会议,不少国际组织已将目光投向中国。同时,除却博鳌亚洲论坛年会、上海合作组织峰会、中非合作论坛峰会、首届中国国际进口博览会四大本年度重要主场活动外,国家重点布局的会议其实早已跨越祖国的大江河海、遍布地图南北。

2.webp.jpg

国际政府会议的主办权在中央政府,从国家层面的顶层设计出发,经由市级层面的承上启下,最终由执行层落地呈现。笔者认为,政府会议的服务保障通常具有三个特点:

集各家之所长。

滴水不漏的接待服务,往往需要细之又细的组织架构与按部就班的统筹规划。编写切实有效的接待服务方案、工程联合保障方案;结合服务场景,将接待方案细化到人、精确到岗;与组委会领导小组,交通安防、医疗卫生、志愿服务等分部及时沟通;协同食材采购配送商、音视频服务商、保洁服务商等企业打好组合拳……

作为会议举办过程中的实体单位,场馆方需要发挥关键作用、实现连接价值,做到对内对外一碗水端平。成立每日检查小组的作用不可小觑。对接待服务的各项工作进行全面梳理,对会场的各个角落进行细致检查,通过检查小组的检验,场馆可及时发现问题并汇总分类,从而有针对性地更正销项。

演各方之所练。

参与国际政府会议保障的人数众多,其中不乏有许多院校学生以及零经验的新进员工。场馆方需要在筹备前期编制详尽的服务手册与培训教程,亦可通过实训、授课、操练、竞赛等形式,实现人员培训、安全培训、设备培训等全方位培训面面俱到。

除却高密度的培训,高强度的演练必不可少。数十版演练方案、十余次综合演练、百余场各环节演练,从消音杯垫到落杯无声,从多路服务到同步动作,唯有周而复始的演练,才能使得长达近百分钟的服务过程整齐划一、勿扰有序。演练不仅需要标准化,更需要个性化。通过前期对重要领导的民族风俗、个人习惯的了解,才能在不出错的同时,最大化调动其五感感受,超预期地实现大国风范、中国特色的贯穿始终。

警各人之所言。

国际会议需要每个人都时刻保持高度的政治敏感。当需要外宣或面对媒体采访之时,场馆需要建立健全新闻发言人制度,并落实到每一位员工严格执行。发言人制度可实行AB角色制,企业对外新闻发布统一由A角色完成,当A角色无法在现场进行对外发展时,由B角色完成。媒体的影响力亦不容忽视。参与国际政府会议的记者群往往数量庞大、经验丰富、资源广泛,如何使会议的新闻媒体区独具中国特色,并在全球的对比竞争中脱颖而出?硬件设施要完备,独享带宽、国际标准插座、高清电视、全天候双语电话都将保障国际新闻信息的即时获取与发送;餐饮服务要细致,不重样的多套菜单、多频次的茶歇供应、中西结合的品相口感,都将为媒体记者带去的卓尔不凡的体验。

成功的国际政府会议将使主办城市一炮而红,在短时间内成为全球的舆情热点。借势会议红利,当大量会展活动蜂拥而至之时,场馆需要紧抓机遇、精准发力。以会展活动为核心,融合特色餐饮、配套商业、精致酒店等多元业态,创造独一无二的服务体验。在显著的溢出效应下,场馆经营者需要开拓视野、更新理念、放眼城市,以场馆资源的联动共享赋能产业集聚、推动城市发展。

标签: 唐雪 会议 国际化
0 302

声明

1.展酷网旗下媒体天下展商经原作者授权发布本文,文章内容仅代表作者独立观点,不代表天下展商立场。

2.如需转载请联系原作者获取授权,推荐关注微信公众号(ID: zhankooclub)。

  • 相关文章
2017茶博会排行榜

投稿邮箱:tougao@zhankoo.com

  • 快人一步看会展未来
  • 天下展商微信号
  • 微信扫一扫关注官方公众号(zhankooclub)