天下展商 专栏 会展项目控制的过程与类型

会展项目控制的过程与类型

来源:会展学研究 发布时间:2017-09-14 21:00
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摘要: 会展项目的控制过程,是对会展项目全过程的整体调控过程,重点是与计划执行相配合,监控计划执行的异动并提出改善策略的过程。控制过程的目标就是通过测量会展项目的实际进程,并将之与计划进程比较,发现项目进展问题,及时采取措施使得项目回到正常轨道的监控过程。可见,对会展项目的有效控制,关键是定期及时测量会展项目的实际进程。

作者简介

江金波,理学博士,教授。教育部旅游管理类专业教学指导委员会委员。华南理工大学经济与贸易学院副院长,旅游与酒店管理学院副院长。兼任广东省、广州市等省市人民政府专家智囊、广东省民俗文化研究会副会长、广东省城市管理研究会理事等职。主要研究方向为旅游目的地发展规划、度假地开发与管理、会展旅游、文化景观等。

   一、会展项目控制的过程

   会展项目的控制过程,是对会展项目全过程的整体调控过程,重点是与计划执行相配合,监控计划执行的异动并提出改善策略的过程。控制过程的目标就是通过测量会展项目的实际进程,并将之与计划进程比较,发现项目进展问题,及时采取措施使得项目回到正常轨道的监控过程。可见,对会展项目的有效控制,关键是定期及时测量会展项目的实际进程。会展项目控制的4个子过程如下。

   1.确定固定的绩效报告期

   报告期的长短依项目工期的长短和项目的复杂程度决定。多以周或者月为报告期。每个报告期,需要收集的信息主要是实际绩效和项目相关要素的变更信息,如人事变动、进度、预算、质量甚至自然灾害等信息;

   2.收集和公布绩效报告

   包括项目进展现状、数据测试、未来预测等;如会展客户预订数量、管理信息系统运作数据测试、根据现有订单,预测展览项目的收益等。

   3.将现实绩效与计划要求进行比对

   得出现实进展与计划进度的差距,包括范围、质量、进度、成本等方面的差距;例如会展项目的预算是否超支?进度是否滞后?等等。

   4.采取措施调控项目

   权衡项目的各种要素,采取有针对性的措施,防止项目进一步偏离轨道,并朝预期目标迈进。需要特别强调的是,进度、质量和成本的权衡十分重要。因为,控制虚高的成本,就意味着降低原材料的质量,但也可能带来会展项目质量降低;控制(缩减)工期,可能需要投入更多的资源而虚高成本,或者缩减工作范围,但这样很可能无法满足客户的技术要求。

   二、会展项目控制的类型

   会展项目的控制是特殊的管理艺术,具有多种形式和类型,适合不同场所和不同项目使用,实际使用中,应各取所长,充分发挥它们的综合调控作业。

   1.按照其内容:分为质量控制、成本控制、进度控制、风险控制等

   质量控制是确保项目质量目标的有效控制;成本控制就是为实现成本目标而实施的一系列控制;进度控制则是为实现进度目标进行的控制;风险(安全)控制则是最大限度降低会展项目风险的一系列控制。各个控制内容之间存在对立统一的关系[1]。例如最佳风险控制可能带给项目高质量,但同时可能提高成本费用。

   2.按照其规范性:分为正规控制和非正规控制

   常规控制是通过进度汇报、进度检查或项目进展报告进行,是正规场合的集体性控制行为。一般利用项目班子建立的管理系统进行,如会展管理信息系统、变更控制系统、工作核准系统等。

非常规控制是通过项目经理走动到管理现场,与相关部门人员了解情况、交流信息而发现问题。进而实施对项目的控制行为。对比常规控制的系统性、集体性、标准化,非常规控制则显示其灵活性、速效性、专权化等特点。

   3.按照控制方式:分为预防性控制和更正性控制

   预防性控制就是防患于未然的控制措施,是通过深刻地理解会展项目各项活动,预见可能发生问题,制定出相应的措施,以预防项目出现偏差的事前管理模式,也称为主动控制。制定规章制度、工作程序、团队成员培训等都属于预防性控制。

   更正性控制是更为广泛使用的控制管理模式,是指执行会展项目过程中,通过发现问题进而采取措施、纠正偏差的控制过程。诚如前述,更正性控制往往借助信息反馈来实现,其关键是信息准确、及时、完整地送达到项目经理或其他决策者手中。也称为被动控制。

   4.按照控制的先后过程:分为预先控制、过程控制和事后控制

   三者是会展项目全程控制的先后为继的环节。预先控制是在会展项目活动开始阶段时进行,通过同类项目经验的充分借鉴,规避不合理的项目开支,保证会展项目的投入满足规定的要求。过程控制就是一般而言的常规控制,通过会展项目计划执行过的阶段式检查指导,获取与计划目标的比对信息,而达到项目的控制目标,一般在现场进行。但由于会展项目现场分散,时间长、空间大,如何做到时空的优化调控,是对项目经理智慧的极大考验。事后控制在会展项目活动阶段结束或临近结束时进行。事后控制,往往无法弥补项目偏差带来的损失,于事无补,因此,会展项目控制一般不宜采取事后控制。

   5.按照控制的指向:分为直接控制和间接控制

   项目经理直接对会展项目进行的“一竿子”控制属于直接控制,相反为间接控制。直接控制着眼于产生偏差的根源,而间接控制则着眼于偏差本身。间接控制不直接对会展项目活动而是对项目班子成员进行控制,具体的会展项目活动由项目班子成员去控制。在实践中,应该根据会展项目的不同阶段、偏差程度及性质等决定采取直接控制还是间接控制。会展项目的执行前期、偏差较小或者偏差不至于影响全局时,一般需要采取间接控制,相反采取直接控制。

[1]张家春.项目计划与控制[M].上海:上海交通大学出版社,2010:13.

(文章来源:会展学研究  作者:江金波)

《会展项目管理:理论、方法与实践》简介

本书以现代项目管理原理为指导,重点介绍会展项目基本知识、理论与方法,突出我国会展项目管理的焦点与热点问题。深入阐释会展项目的识别和启动、组织管理、计划、实施与控制、筹资与成本管理、沟通与冲突管理、现场管理、管理创新、风险管理以及评估等。本书摒弃了传统会展项目教材对于一般项目管理的知识与理论的简单嫁接做法,凸显会展产业的特性及其项目管理的个性,理论性系统性强、会展色彩突出,强调对会展项目自身规律的把握,通过150余帧图表以及大量的数据和丰富案例,充分吸纳最新研究成果和最新素材,博采众长,强化项目及其管理在会展产业发展的重要性认识,立体展示会展项目管理过程及其涵盖的知识领域,使读者全面掌握会展项目管理基本理论与方法,培养对会展项目管理有效控制和科学评估等能力。

本书立足中国会展业的现实,并借鉴西方现代化项目管理的理论体系,既具有国际视野,又吻合我国会展行业实际的需要,以期指导我国会展项目的科学发展及其管理实践。适合本科会展经济与管理专业、旅游管理专业等的教学需要,同时兼顾会展行业与旅游行业培训的实际需要以及作为会展行业管理、会展公司项目发展的实用案头参考书。

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