天下展商 学堂 展会攻略 干货!参展注意事项与展会流程详解

干货!参展注意事项与展会流程详解

来源:天下展商 作者:李风 发布时间:2017-11-16 16:45
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摘要: 展前有哪些准备?展会流程是什么?在展会开始前,必须通过网络公布或发放正式邀请函等手段通知公司的新老客户。

一、邀请与调查

1、邀请:是指在展会开始前,必须通过网络公布或发放正式邀请函等手段通知公司的新老客户。该项工作应当在展会开始前1个月内完成。邀请的方式同样适用于公司的目标客户和潜在客户。

如客户对公司的邀请做出反应的,则应该尽快确定对方的信息:如对方行程、参展代表的姓名、有无前期合作、具体操作的业务人员、历次的报价清单、合作中存在的问题以及本公司希望向其推荐的新产品信息等。以上信息应当整理成文件形式,出席展会的业务员必须大概的了解,以便在展会现场接洽客户时使用。

对未作出反应的客户,则需要由负责该客户的业务员在临出发前二周或者一周的时候发送EMAIL,通知客户公司的具体行程安排,以及在此期间出现销售方面情况的应急处理等内容。旨在体现公司对客户的尊重,同时也再一次提醒客户展会的时间。有些客户本身可能出席展会,但未必会通知厂方。两次的通知提醒应当能使其对工厂的展位号等情况加深印象。

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2、调查:调查本身源于公司业务人员的销售习惯和平时的积累,国内的一些大型企业在出席展会时因有专门的人员负责管理该项事务,因此会对展会的各方面信息有详实的调查记录。

主要分析出以下情况:

1、展会规模和发展走向。

2、该展会中同类企业(最好为同类产品)的情况。

3、设法获取以前出席过该展会的大客户名单。

4、设定目标客户。

二、展位设计与人员培训

1、展位设计。

2、人员培训:作为公司长期发展的考虑,每年为员工设定一定培训课程是必要的。展会前的人员培训主要针对公司的销售人员进行。

出席展会的销售员应注意以下几点:

A、出席展会的销售员必须对产品的性能,功用,特点和最大卖点有一定的掌握。

B、技术信息。作为销售人员必须对产品的技术信息有一定的了解,但不要求每个业务员必须精通。遇到难以回答的问题,最佳的答案是SORRY,然后直截了当的告诉客户,这些问题属于技术人员管理的范畴,可以在回公司以后给于答复。这样比不懂装懂或者无意识中给了客户错误的信息要好。

C、仪容和着装。在公司有条件并有充分准备的情况下,尽量为员工提供统一的着装。女士以深色套装,高跟鞋,适度的化淡装为宜;男士深色西服并打领带。接待时女士应该在前台周围或者展位靠前的位置,决定性谈判应当尽量以男士出面。

D、标准表情。西方的基础礼节是保持微笑以及在交谈时注视对方的眼睛。尽管这一 点上每一个外贸人都已经熟知,但真正能做好的为数不多。请切记展会是展示公司形象的重要时机,销售人员的良好素养能给客户留下深刻地印象。

E、接待等级。

合格的展会接待人员应当在客户将目光停留在本公司产品第三秒时开始你的接待服务。个人觉得对这一类客户,可以抱以微笑示意,这样无论对方是否对你的产品感兴趣都不会令销售员本身感到尴尬,同时也能锻炼你的亲和能力。但当客户停下来索取资料或者提出问题时,你的真正接待任务便开始了。合格地销售人员应当能在短时间内判断出客户感兴趣的产品,以及购买的基本诚意。这些信息可以通过问答或者从该客户的名片和资料中获取。接待的等级是指:当一个客户与你交谈时,请注意“仅站在门口交谈”,“请到展位内参观”,“坐下来交谈”这分别代表三个不同的程式和客户等级。由于会展现场人员众多,接待时间有限,而且个人交谈时出于礼节不能中断交谈接待另一位客户,如需要进行“坐下来谈”的客户,至少是销售人员认为较有开发价值的人选。

F、谈判技巧。在短暂的谈判过程中,销售员的任务除了向客户介绍产品、发放资料外,另一个重要的任务是尽可能多的了解对方的“底细”。习惯用提问的方式获取客户信息,对擅长交谈的客户也可用“倾听”取代说教式的推销。在现场与客户交谈的内容必须要详细记录下来。中国的古训“好记性不如烂笔头”,最简单的方法是准备一本笔记本,订书机。将你听到的信息记录下来后在信息旁边订上客户的名片。并要求写明日期和客户编号。另外提供我以前用过的客户信息记录表的格式,贵司也可参考使用。

G、客户分类。根据谈判中所得的结论把客户分为:A,B,C,D四个等级。等级的标准不同的公司有不同的分类方法。一般来说:

(A)当场下单订购的客户、对新产品感兴趣的老客户或公司一直在努力开发的客户。

(B)目标客户,国际知名企业或采购商。也有意向合作的。

(C)认为有合作可能的。

(D)获取过公司资料的。

H、报价。必须注意展会中有相当一部分客户其实是抱价格比较的态度出席的。一般大企业或者国外的参展商从不会轻易报价给客户,对此客户也是能够理解的。所以当你根据自己的判断得出该客户没有什么开发价值时,可以直接告诉他“NO PRICE,BECAUSE IN EXHIBITION”然后跟他说如果对某件产品感兴趣可以会后用EMAIL询价。

I、其他加印象分的小手段:

A)合影留念。对于谈的比较好的客户可以要求他跟你合影留念,并在展会结束后用EMAIL发给他一份。拍摄的关键是尽可能拍到公司产品或者LOGO等显著标志,这样使客户将来一看到照片便能想起这个公司。

B)廉价小礼物。有公司LOGO和名字的,或者有中国特色的小礼物。比如中国结等等。当然最好适用于国外展会,此外必须注意各国的不同风俗,比如某些派系的伊斯兰教徒对红色的饰物有些敏感。

C)随带正规格式的报价单和PI,如果遇到当场下订单的客户,相信会对贵司的做法大加赞赏。

D)叫的出老客户的名字(包括从前在展会遇到过,有过沟通但从未下过定单的客户。)这类客户极有可能本身对贵公司的产品感兴趣,但因为某些原因:如价格或者已经有过同类 合作者等因素而没有成为真正客户。要知道如何“打劫”其他公司的客户资源也是成熟业务员的基本技能。

三、其他补充

以下是必须准备的参展用品:

样品、样本、名片、笔记本、笔、计算器、订书机和钉子、透明胶带大的、夹子、剪、袋子若干。

出行前先熟悉展会流程。

在样品的选择上必须是代表公司最高工艺水平。配越详细越好的说明和介绍。必要的客户可以把详细资料给他,这样给客户的印象是“专业”。

四、判断客户的基本技巧

衣着打扮:在展会过程中对衣着有严格要求的只有参展方,所以即使客人打扮随意也是非常正常的。不要以衣着去判断客人的档次,接待必须热情、谦和并且自信。

随身物品:除了名片和客户的宣传资料外,注意看客户手上收集的其他公司的样品也是能够判断客户是否真实买家的依据。

交谈:如果客户对产品性能等非常熟悉,那么值得与他深入交谈。至于谈判的内容,仍主张多问,多听,少说为妙。因为客户已经非常熟悉产品本身,甚至比你更加了解因此你们需要交谈的重点应该放在:该客户是否已经在国内采购?采购的方式是什么?该类产品在他们国家的主要销售方向?基本销售业绩?等等的问题上。

人员:非洲国家中南非的采购几率较大。欧美国家的客人如随带一翻译的,值得好好 把握。此类客户往往对中国市场的认知度不高,极有可能初次或者很少和国内工厂合过!欧美客户台湾人或者香港人。港台地区的外贸业务比国内发达,因此他们手中的客户资源是比较真实可信的。当然除了他们带来的客户人,港台客户也是可以开发的资源。至于非洲和中东国家在中国有办事处或者表现出非常“中国通”的客户,注意这类客户可能只是打听价格为主。

五、展会结束后的工作

1、资源处理。

同一次展会,也许有几十或者上百家企业推广同一系列的产品。除了已有的市场、品牌、规模等固定因素。业务人员对展会资源的处理也是影响到参展质量的因素。

A、资料整理:每次参加展会结束后,工厂应当将所搜集到的展会资源分类整理。建 议完全复制一份,公司档案室收藏原件由业务人员收藏COPY件。这样做的好处,第一是有助业务员和企业管理者理清资源。第二是保护了公司客户资料的安全。

B、客户分类分区管理:根据展会中所收集到的A、B、C、D四类不同的客户,可按 客户等级的不同,分别给与不同方式的联系。

对A类客户,邮件回访+邀请参观+公司和接待人员简单介绍+展会中所谈及事宜的备 忘提醒+有特别提出的问题或者技术困难的,如不能及时给与答复要告诉客户一个大概的回复期限。以上务必在展会结束后一周内完成。

B类客户,邮件回访+公司和接待人员简单介绍+所推广的产品的详细介绍+合作意向。

C类D类客户:简单邮件群发既可。

对于上述邮件有回复的客户,业务员原则上应该在24小时内给与答复。

如不能马上答复的,说明原因并给出大致的答复时间。

对于上述邮件中的A、B类客户如果在半个月内没有任何回复的,需要再次行进联系。内容大致相同。原则上对A、B类客户2个月内的联系不要少于3次。对C、D类客户的联系不少于2次。逢节假日可以发一些简单的祝贺信加深客户印象。

2、客户习惯

业务人员需要分清楚你的推销对象的不同习惯和喜好。可能的话需要对每个合作客户和潜在客户建立详细地客户档案。这样做的好处并非只是形式主义,最显著的一个好处。因为业务人员相对其他工种来说是比较“流动”的职业,一但老业务员离开公司,如果没有完备的档案,势必对新接受的业务员工作带来一定的困难。而且目前的国外客户,越来越倾向与跟“工厂”合作,所以,即使老的业务人员流失,只要档案健全、沟通及时也能避免客户随业务员流失的情况。

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